El archivero irreverente

A menudo termino cada día de trabajo trabajando durante las 8 horas «requeridas» y sin sentir que he logrado mucho de nada. Luego, cuando paso el día en mi mente, me doy cuenta de que aunque no pueda terminar mucho de nada en un día determinado, hago mucho para completar las tareas. 5:03 a.m. La campanilla de mi reloj despertador Zen anuncia el amanecer de un nuevo día. 5:10 a.m. Cierre la tapa del reloj despertador Zen, tire al gato de la cama y levántese para enfrentar el amanecer. 5:11 a.m. a 6:00 a.m. Alimente a las mascotas, dúchese, vístase, junte cosas, limpie la arena para gatos, pasee al perro, asegúrese de que el perro tenga comida para perros por el día. 6:05 a.m. – 6:55 a.m. Conducir al trabajo. Reza por la mañana para agradecer a los cielos por la invención del iPod. 7:00 a.m. ¡El primero en trabajar! 7:00 a.m. -7: 17 a.m. Apague las alarmas, encienda las luces, inicie sesión en la computadora, hierva agua para tomar café, haga tostadas, guarde algunas cajas, desbloquee los baños, use el baño, revise el buzón, revise el correo de voz. 7:18 a.m. ¡Siéntate frente a la computadora con tostadas, café y vitaminas!

¡Todos los buenos archiveros toman sus vitaminas! Trate de no gotear migas en el teclado. No es una práctica de archivo de sonido tener comida en su escritorio, especialmente en su teclado. 7:18 a.m. – 8:00 a.m. Verifique la cuenta de correo electrónico de referencia. Tres solicitudes están esperando. Archivo de impresiones de preguntas de referencia que se han acumulado en la impresora en archivos administrativos apropiados. 8:00 a.m. – Saluda a los colegas que se encuentran en el trabajo y que no tienen un viaje tan largo. 8:00 am – 8:20 a.m.Vaya a la sala de lectura para ver si hay solicitudes de fotocopias pendientes del día anterior. 8:20 a.m. a 8:45 a.m.Vaya con un colega al otro lado del campus para tomar una foto de un retrato embrujado en una sala de conferencias cerrada para nuestra exhibición de otoño. 8:45 a.m. a 9:00 a.m. Consulte con el asistente estudiantil para volver a planificar el área de procesamiento esa tarde. 9:00 a.m. a 10:00 a.m. Reunión con colegas de la sala de lectura, donde discutimos nuestra política de fotocopias, renovaciones de edificios y capacitación del nuevo personal. 10:00 a.m. a 12:30 p.m. Escritorio de referencia. Hoy es lento: solo hay un tipo que viene todos los días para usar la computadora y otro tipo que solo quiere estudiar.

12:30 pm. – 13:00. 13:00. – 3:00 pm. Use lo que esté disponible para mí (Windex y agua) para tratar de limpiar parte de la suciedad del piso. No es una buena práctica de archivo tener su área de almuerzo en la misma área que su espacio de procesamiento, pero ¿qué puede hacer? Maniobra otra pieza de estantería industrial desde la parte posterior de las pilas hasta el frente utilizando un complicado sistema de dos plataformas rodantes, un maestro de mantenimiento y dos estudiantes. archiveros de oficina Poner cosas en los estantes. Descubra que no hemos guardado una, sino dos cafeteras inoperables y una tetera eléctrica rota. Nosotros los archiveros guardamos todo, ¿no? 3:00 pm. – Sentar. 3:02 p.m. – 3:30 pm. Intenta terminar el día para salir a tiempo. Comenzando a leer el informe final del subcomité formado para implementar DACS. 3:30 pm. – 16:00. Interrumpido por un estudiante que ha terminado el pedido de fotocopias. Llama al investigador y dile que su pedido está listo.

Hable con diferentes estudiantes sobre planes de verano y posibles proyectos de verano. Darse cuenta de que nunca busqué esa cita para estudiante de doctorado de esta mañana. 16:00. Envuélvase en un proyecto de escaneo de pósters. Abra Photoshop para mostrar al alumno cómo unir secciones de imágenes. Descubra que aunque mi nueva computadora es 4 veces más rápida con 4 veces más memoria, Photoshop aparentemente necesita cinco minutos para abrir un archivo de 40 MB. ¿No es este el siglo XXI? ¿No podemos poner gente en la luna? ¿No podemos dar a las personas nuevas partes del cuerpo y automóviles con motores complejos que puedan ir muy, muy rápido? Entonces le pregunto, ¿por qué la PC de escritorio nueva promedio NO puede abrir un archivo semi-grande de manera oportuna? 4:07 p.m. Tome nota para enviar una propuesta en papel a SAA de que la digitalización no vale la pena el tiempo y el esfuerzo si la computadora de escritorio promedio demora DIEZ minutos en GUARDAR un maldito archivo de 60 MB. 4:15 p.m. Cierra Photoshop. Tomar respiración profunda. Bolsa de mano. 5:15 p.m. Llegar a casa. Descubre que ha pasado otro día sin que el perro use la habitación de atrás como baño. ¡El día es realmente un éxito!

El lápiz del archivero: Primero de mayo de 2020: preparación de inundaciones parroquiales

El Primero de Mayo de la Sociedad Americana de Archiveros, un momento para que los archiveros hagan algo para proteger sus propiedades en caso de un desastre. Del 5 al 11 de mayo es la Semana de Preparación para Emergencias en Canadá, cuando todos debemos pensar en lo que haríamos en una situación peligrosa. Es bueno planificar diferentes eventos como incendios, cortes de energía y tormentas, pero en este momento hay muchas comunidades en nuestra provincia que se ven afectadas por las inundaciones. Aquí, en la archiveros de oficina Arquidiócesis de Toronto, alentamos a las parroquias a mantener sus propios archivos, por lo que pensamos en escribir algunos consejos para las parroquias sobre cómo prepararse y reaccionar ante las inundaciones para mantener sus registros seguros. Según Conservation Ontario, «las inundaciones son la principal causa de emergencia pública en Ontario». Muchas partes de la Arquidiócesis se han visto afectadas por las inundaciones en el pasado, por lo que todos pueden beneficiarse de la planificación anticipada.

Aquí hay algunos pasos que puede seguir para asegurarse de que los registros de su parroquia sobrevivan a este tipo de emergencia. Piense primero en la seguridad. Sus registros no valen una lesión. Trabaja con un plan, no en pánico. Conozca su riesgo: puede consultar el sitio web de su autoridad de conservación local para ver si su parroquia se encuentra dentro de una llanura de inundación; pero, incluso si no está en una llanura de inundación, su iglesia no es inmune a las inundaciones. Esté atento a las noticias de advertencias y alertas. Haga un plan: incluya sus archivos en su plan de desastre. Tener un plan anticipado reduce los errores que vienen con el pánico. Asegúrese de que personas clave como el pastor y otros líderes parroquiales estén familiarizados con el plan y sus roles y responsabilidades. Mantenga su edificio: sus registros son más seguros si su espacio está bien cuidado. Limpie las canaletas y bajantes para asegurarse de que el agua se aleje del edificio, y asegúrese de que los desagües de la calle estén libres de hielo o escombros. Inspeccione en busca de fugas o grietas que puedan dejar entrar agua.

Haga una lista: Saber qué registros hay en su parroquia y su ubicación puede ayudarlo a priorizar qué mover si advierte sobre un evento próximo, o puede ayudarlo a priorizar qué recuperar después de un evento. Una lista también le ayuda a realizar un seguimiento de dónde se han movido los registros para que no pierda nada. Almacene los registros correctamente: guarde los registros vitales en un gabinete seguro a prueba de fuego e impermeable. No almacene registros en el sótano o en el piso. Los registros vitales son aquellos que son esenciales para continuar con las operaciones. En una parroquia, estos incluirían registros sacramentales, documentos legales, documentos financieros, registros de propiedad, documentos de seguros, contratos, arrendamientos y cualquier otra cosa que necesite para funcionar. Sus registros electrónicos deben ser respaldados regularmente en un disco externo y almacenados en un lugar seguro. El departamento arquidiocesano de servicios de información gerencial puede brindar asesoramiento. Los registros vitales en papel deben copiarse y guardarse en un lugar seguro.

Los archivos sacramentales ya están microfilmados por los Archivos, pero otros documentos importantes también deben ser respaldados y guardados en un lugar seguro. Los archivos pueden proporcionar consejos. ¡La seguridad es la número uno! No camine hacia áreas inundadas hasta que tenga la autorización del personal de mantenimiento para reducir el riesgo de electrocución. Evaluar la situación. Comuníquese con los miembros del equipo de recuperación ante desastres y asegúrese de que todos sepan cuál es el plan. Si gotea agua del techo, cubra los estantes y los gabinetes con láminas de plástico. Si los registros se mueven a un terreno más alto o fuera del sitio, mantenga notas impecables de su ubicación. Llame a los Archivos para recibir asesoramiento y asistencia. Si sus documentos se mojan, pueden recuperarse, pero es necesario tomar medidas rápidamente para reducir el riesgo de moho, que puede causar daños permanentes. Si hay moho, use siempre equipo de protección como guantes y máscaras. Aleje los artículos afectados por el moho de otros artículos para evitar que se propaguen. Si hay demasiado material para manejar rápidamente, use su lista de registros para priorizar el tratamiento.